Firmanızın tüm operasyonlarını dijitale taşımak, kaynaklarınızı kolayca ölçülebilir, kontrol edilebilir ve planlanabilir hale getirmek mi istiyorsunuz? O halde sizin bir kurumsal kaynak planlama yani ERP sistemine ihtiyacınız var.
Peki ERP programı nedir ve nasıl kullanılır? ERP programı kullanmak hakkında tüm detayları yazımızda derledik.
ERP (Kurumsal Kaynak Planlama) Nedir?
Enterprise resource planning (ERP) yani kurumsal kaynak planlaması (KKP), işletmelerin insan kaynakları ile finansal kaynaklarını bir araya getirerek uçtan uca yönetilmesini ve etkin biçimde kullanılmasını sağlayan sistem ve yazılımların bütünüdür. Varlık amacı mal ve hizmet üretiminde sürdürülebilirlik sağlamak olan ERP, bu amaçlarla yapılan planları ve yönetimi kapsar.
ERP, işletmelerin satıştan muhasebeye, üretimden insan kaynaklarına, stok yönetiminden satın almaya kadar tüm departman ve süreçlerde gerçekleştirilen işlem ve verilerini birbirine entegre eden bütünleşik bir veritabanıdır. Bu yüzden, yazılım ve donanım da dahil olmak üzere birçok bileşen içerir. Bu sayede, işletmenin tüm datasını bir araya getirir ve bu datadan önce bilgi, ardından karar ve aksiyona dönüştürülecek anlamlı sonuçlar çıkarır.
ERP Ne İşe Yarar?
ERP (Kurumsal Kaynak Planlaması) sistemleri, bir işletmenin muhasebe, insan kaynakları, üretim, stok yönetimi, satış ve satın alma gibi temel iş süreçlerini tek bir yazılım çatısı altında birleştirerek bütünleşik bir şekilde yönetmesini sağlar. Bu sistemler sayesinde veriler merkezi olarak toplanır, süreçler daha düzenli ve verimli yürütülür, departmanlar arası iletişim ve bilgi akışı güçlenir. Aynı zamanda işletmelerin kaynaklarını daha etkin kullanmalarına, maliyetlerini düşürmelerine ve doğru, zamanında kararlar almalarına yardımcı olur. ERP, özellikle büyümekte olan işletmeler için sürdürülebilirlik ve rekabet avantajı sağlar.
ERP Kurumsal Kaynak Planlama Programı Nasıl Kullanılır?
ERP programlarını işletmenize entegre etmek ve kullanmaya başlamak için birkaç basit adım saptamak mümkün. Her ERP programı farklı olacağından kullanım deneyimi programa göre değişebilir. Yine de ERP programı kullanmaya başlamak için kabaca şu adımları takip edebilirsiniz:
- ERP programını kurun ve işletmenizin gereksinimlerine göre yapılandırın.
- İşletme verilerini sisteme girin, örneğin müşteri bilgileri, stok verileri, satış siparişleri, satın alma işlemleri vb.
- Verilerin entegrasyonunu sağlayın.
- Kullanıcılarınıza ERP programını kullanma eğitimi verin ve ihtiyaç duyduklarında teknik destek sağlayın.
ERP Modülleri Nelerdir?
ERP sistemlerinde, finans, muhasebe, maliyet muhasebesi, satış, satın alma, üretim, stok yönetimi, depo yönetimi, kalite kontrol, bakım-onarım, satış sonrası servis ve insan kaynakları gibi birçok farklı başlıkta modül bulunur.
Ayrıntılarıyla inceleyelim.
ERP Fonksiyonel Modülleri
ERP sistemleri, işletmenin farklı iş birimlerini desteklemek üzere fonksiyonel modüller halinde yapılandırılır. Yani her modül belirli bir iş sürecini dijitalleştirir, optimize eder ve merkezileştirir.
Finans Modülleri
Finans modülleri ERP sistemlerinin en temel bileşenlerinden biridir. Genel muhasebe, bütçeleme, maliyet muhasebesi, varlık yönetimi ve finansal raporlama gibi süreçleri kapsar.
İK(İnsan Kaynakları) Modülü
İK modülü; işe alım, bordro, izin yönetimi, performans değerlendirme ve eğitim takibi gibi süreçleri merkezi bir yapı altında toplar. Personel bilgilerinin dijital ortamda güvenli bir şekilde saklanmasını sağlar. Ayrıca organizasyon yapısını şeffaf hale getirerek yöneticilerin insan kaynağı planlamasını daha etkili yapmasına olanak tanır.
Üretim Modülü
Üretim modülü; üretim planlama, iş emri yönetimi, kapasite kullanımı, malzeme ihtiyaç planlaması MRP ve kalite kontrol gibi işlemleri yönetir. Hammadde kullanımından ürün çıkışına kadar tüm üretim süreci ERP sistemi üzerinden takip edilir.
Satın Alma Modülü
Satın alma modülü; tedarikçi yönetimi, teklif toplama, sipariş oluşturma, teslimat ve fatura kontrolü gibi süreçleri dijitalleştirir. Malzeme ihtiyaçlarının belirlenip doğru zamanda, doğru maliyetle alım yapılmasını sağlar. Tedarik zincirinin kesintisiz işlemesi için kritik bir rol oynar.
Envanter Modülü
Envanter modülü; malzeme giriş-çıkışlarını, stok seviyelerini, depo yerleşimini ve sayım süreçlerini yönetir. Gerçek zamanlı envanter takibi sayesinde fazla stok tutmanın veya stok yetersizliğinin önüne geçilir. Ayrıca lojistik süreçlerle entegre çalışarak depo verimliliğini artırır.
Satış Modülü
Satış modülü; teklif, sipariş, sevkiyat, fatura ve tahsilat süreçlerini uçtan uca yönetir. Müşteri bilgileri, fiyatlandırma ve kampanyalar merkezi olarak kontrol edilir. Satış verileri analiz edilerek pazar trendleri daha iyi takip edilebilir, müşteri memnuniyeti artırılır.
ERP Teknik Modülleri
ERP sistemlerinin arkasında veri güvenliği, entegrasyon, raporlama ve performans yönetimi gibi teknik modüller yer alır. Bu modüller fonksiyonel yapıların sağlıklı çalışmasını destekler ve sistemin sürdürülebilirliğini sağlar.
Temel Bileşenler
Temel bileşenler; ERP’nin veri tabanı yönetimi, kullanıcı arayüzü, işlem motoru ve sistem konfigürasyonlarını içerir. ERP sisteminin sorunsuz bir şekilde çalışmasını ve diğer modüllerle uyumlu olmasını sağlar.
Güvenlik Modülü
Yetkilendirme, kullanıcı kimlik doğrulama, erişim kontrolü ve veri şifreleme gibi kritik fonksiyonları içerir. Rol bazlı yetkilendirme sayesinde her kullanıcının sadece kendi yetki alanındaki verilere erişmesi sağlanır. Bu modül özellikle KVKK ve GDPR gibi yasal düzenlemelere uyumluluk açısından büyük önem taşır.
Ağ ve Arayüz
Bu modül, ERP sisteminin iç ağda veya bulut ortamında nasıl erişileceğini, istemci ve sunucu arasındaki veri alışverişini ve kullanıcı arayüzlerinin işlevselliğini tanımlar. Farklı cihazlardan (mobil, tablet, masaüstü) erişim sağlanabilmesi için modern ve esnek arayüzler sunar.
Yönetim Bilgi Sistemi
Yönetim bilgi sistemi (MIS), karar vericilere özel gösterge panelleri, performans izleme araçları ve özelleştirilebilir raporlar sunar. Bu modül, ERP’den elde edilen verileri analiz ederek stratejik içgörüler oluşturur. Gerçek zamanlı raporlama sayesinde yöneticiler anlık durum değerlendirmesi yapabilir.
Uygulama Programlama Modülü
Bu modül, ERP sisteminin özelleştirilebilirliğini ve genişletilebilirliğini sağlar. Script veya kod tabanlı uygulamalar geliştirerek işletmeye özel ihtiyaçlar karşılanabilir. Yeni iş kuralları eklemek, var olan süreçleri değiştirmek ve farklı yazılımlarla entegrasyon kurmak bu modül aracılığıyla yapılır.
Analitik Modül
Veri madenciliği, iş zekâsı (BI) ve gelişmiş raporlama araçlarını içerir. ERP verilerini analiz ederek trendleri belirler, riskleri önceden tespit eder ve kârlılık tahminleri yapılmasını sağlar. İşletmelerin stratejik planlamalar yapabilmesine büyük katkı sunar.
Harici Kullanım için Açılan API’ler
API modülü, ERP sistemini dış platformlara entegre edilebilir hale getirir. Web servisleri, mobil uygulamalar, üçüncü parti yazılımlar ve e-ticaret sistemleri gibi platformlarla veri paylaşımına olanak tanır. Bu sayede ERP sistemi sadece iç işleyişi değil, dış paydaşlarla olan bağlantıları da yönetebilir.
Neden ERP Kullanmalısınız?
ERP programı ne işe yarar sorusunun cevabı ERP programının işletmenize sağlayacağı faydaları düşünmenize sebep olmuş olabilir. Kurumsal kaynak planlama programı kullanımı sayesinde aşağıdakiler gibi pek çok ayrıcalığa sahip olursunuz:
- Kaliteli bir iş akışı sağlarsınız.
- Aldığınız siparişleri tek bir sistem üzerinde toplayıp siparişin hazırlanma, paketlenme, depolanma, gönderilme ve teslim edilme süreçlerini üzerinden takip edersiniz.
- İmalatı daha kolay kontrol eder, faturalama sürecini daha hızlı ilerletirsiniz.
- İş süreçlerini insana bağlı hatalardan arındırarak müşterilere daha etkili bir ürün ve hizmet sunumu yaparsınız. Böylece müşteri memnuniyeti ve sadakatini artırırsınız.
- Stok kayıtlarının düzenli kontrolünü sağlarsınız. Müşterilere doğru ve hızlı teslimat yapar, stok seviyesini anlık olarak takip edersiniz.
- Tüm çalışanların sosyal hakları, iletişim ve hizmet bilgileri ERP sisteminde güvenli biçimde saklanır.
- Nitelikli raporlamalar yaparsınız. Oluşturulan gerçek zamanlı bilgiler sayesinde, efektif, doğru raporlar üretilir. Bu sayede, şirketin öngörü becerisi artar ve hareket alanı genişler.
- Kısacası, şirketinizi daha verimli yönetirsiniz.
ERP Yazılımlarını Kimler Kullanır?
Kâr amacı gütmeyen kuruluşlar, vakıflar ve devlet birimleri, kısacası isteyen bütün işletmeler ERP programı kullanabilir.
ERP Firmanız için Neden Önemlidir?
Büyümek isteyen her şirketin ERP sistemine ihtiyacı vardır. Dev şirketler için olduğu kadar KOBİ’ler için de gerekli olan ERP, maliyet tasarrufu yapmanızı, bu sayede daha hızlı ve verimli büyümenizi sağlar.
Hem karar alma mekanizmalarınızı daha etkin çalıştırır, hem de yönetim sürecinizi hatalardan arındırıp optimize eder.
ERP Programı Seçerken Dikkat Etmeniz Gerekenler?
ERP programı nedir ne işe yarar sorularından sonra iyi bir ERP programını nasıl seçmeniz gerektiğini düşünmeye başlamış olabilirsiniz. İşte birkaç ipucu:
- İlk olarak, işletmenizin ihtiyaçlarına uygun bir ERP programı seçmelisiniz. İş süreçleriniz, operasyonlarınız, finansal yönetim, tedarik zinciri, müşteri ilişkileri gibi alanlarda hangi özelliklere ihtiyaç duyduğunuzu belirlemek önemlidir.
- Seçtiğiniz ERP programının işletmenizin büyüme ve genişleme potansiyeline uyum sağlayabilmesi önemlidir. Gelecekteki ihtiyaçlarınızı karşılamak için programa, yeni modüller veya kullanıcılar ekleyebilmeniz gerekebileceğini göz önünde bulundurmalısınız.
- Seçtiğiniz ERP programının kullanıcı dostu bir arayüze sahip olduğundan emin olmalısınız.
- ERP programının mevcut sistemlerinizle entegre edilebilmesi kritiktir. Örneğin, finansal programlar, müşteri ilişkileri yönetimi sistemleri, üretim sistemleri gibi diğer işletme yazılımlarıyla uyumlu çalışabilmesi gerekir.
- Programın lisans maliyeti, kurulum ve yapılandırma maliyetleri, bakım ve güncelleme maliyetleri gibi unsurları değerlendirmelisiniz.
- ERP programının güvenliği büyük önem taşır. Kritik iş verilerinin güvenliğini sağlamak için programın gelişmiş güvenlik özelliklerine sahip olması gerekmektedir. Veri şifreleme, erişim kontrolleri ve kullanıcı yetkilendirme gibi güvenlik önlemleri değerlendirilmelidir.
ERP’nin Faydaları Nelerdir?
ERP sistemleri, bir işletmenin tüm bölümlerini tek bir çatı altında birleştirerek işleri daha düzenli ve verimli hale getirir. Farklı ekipler aynı verilere ulaşabildiği için iletişim kolaylaşır, hatalar azalır. Güncel ve doğru bilgilerle karar almak çok daha hızlı olur. Ayrıca stok takibinden üretime, muhasebeden insan kaynaklarına kadar pek çok süreci otomatikleştirerek zaman ve maliyet tasarrufu sağlar. Yasal uyumluluğu kolaylaştırır, şirket büyüdükçe ihtiyaçlara ayak uydurabilecek esneklik sunar. Kısacası, ERP sistemi işletmenin tüm yapısını daha güçlü ve kontrollü hale getirir.
Kurumsal Kaynak Planlama Programı Türleri Nelerdir?
En yaygın kullanılan ERP türleri şunlardır:
- Şirket içi ERP
- Bulut ERP
- Hibrit ERP
Şirket İçi ERP
Şirket içi (On-Premise) ERP, şirketin kendi sunucularında ve altyapısında barındırılır.
Bu türde şirketler, yazılımı kendi veri merkezlerinde kurar ve yönetirler. Bu yöntem veri kontrolü ve güvenliği açısından avantajlıdır. Ancak yüksek başlangıç maliyetleri ve sürekli bakım gerektirir.
Bulut ERP Nedir?
Bulut ERP, kısaca tanımlamak gerekirse sadece masaüstünden değil internetin olduğu her yerden yani Web üzerinden kullanılabilen ERP yazılımlarıdır. Daha fazla detay için bulut ERP yazımızı okuyabilirsiniz.
Hibrit ERP
Hibrit ERP, hem yerel hem de bulut çözümlerinin bir kombinasyonudur. Şirketler, bazı modülleri yerel olarak, bazılarını ise bulutta çalıştırarak iş süreçlerinde esneklik sağlarlar.
Kurumsal Kaynak Planlama ERP Programlarının Geçmişi ve Gelişimi
ERP (Kurumsal Kaynak Planlama) programlarının tarihi, 1960’larda muhasebe ve finans uygulamaları ile başladı. Ana bilgisayar kullanılan bu sistemler, manuel süreçlerden daha hızlı ve doğru olsa da pahalı ve işlevsellik açısından sınırlıydı.
1980’lerde rekabetin artmasıyla üretim ihtiyaç planlaması (MRP II) ortaya çıktı ve muhasebe, finans, satış, satın alma, envanter ve üretim planlamasını entegre eden kapsamlı çözümler sağladı.
1990’ların sonlarında ERP, daha geniş sektörlere hizmet vererek MRP II’yi insan kaynakları, proje muhasebesi ve son kullanıcı raporlaması ile birleştirerek dönüştürdü.
- yüzyılda internet hızlarının artması ve bulut tabanlı yazılımlar, ERP’nin erişimini ve işlevselliğini genişletti. Günümüzde modern ERP sistemleri; yapay zeka, makine öğrenimi, IoT ve doğal dil işleme gibi akıllı teknolojilerden yararlanarak işletmelere daha verimli süreçler ve güncel öngörüler sunmaktadır.
Şirketlerde ERP Kullanımına Örnekler
Kurumsal kaynak planlamanın farklı sektörlerde nasıl kullanılabileceğine bazı örnekler verelim:
- Otomotiv üreticileri, ERP sistemlerini tedarik zinciri yönetimi, üretim planlaması ve envanter yönetimi için kullanabilir.
- Büyük perakende zincirleri, satış ve envanter yönetimini entegre etmek için ERP çözümlerinden yararlanır.
- Hastaneler ve klinikler, hasta bilgileri, mali işlemler ve tedarik yönetimi gibi süreçleri entegre etmek için ERP sistemlerini kullanabilir.
